Prizeotel setzt auf die Cloud-Software von Filosof by Scopevisio
(socialON) Mobiles Arbeiten ist in der Hotellerie eher unüblich, für das Backoffice jedoch eine geniale Lösung. Mithilfe von Cloud-Technologien haben Mitarbeiter ortsunabhängig Zugriff aufs System. Dank der cloudbasierten Software von Filosof by Scopevisio kann nahezu jedes Hotel sein Backoffice digitalisieren. Die Vorteile liegen auf der Hand: Remote Work ist möglich, automatisierte Prozesse in der Finanzbuchhaltung entlasten Mitarbeiter und sparen so Zeit und Kosten. Wie das in der Praxis funktioniert, zeigt das Beispiel der Economy-Design-Hotelgruppe prizeotel.
Cloud-Software ermöglicht Flexibilität
Digitale und hardware-unabhängige Infrastrukturen werden immer wichtiger, auch in der Hotellerie. „Cloud-Software liefert nicht nur eine zukunftsfähige, skalierbare und sichere IT-Infrastruktur, sondern auch mehr Flexibilität. Davon profitieren zudem die Mitarbeiter“, sagt Thilo Burucker, Head of Sales HoGa von Filosof by Scopevisio. Das Unternehmen hat sich auf ERP-Lösungen für die Hotellerie mit dem Kern „Finanzen“ spezialisiert.
Mobil durch die Cloud
Jeder Mitarbeiter kann über die Cloud mit einem standardmäßigen Zugang zum Internet und webfähigem Endgerät an Daten und Dateien arbeiten, ohne dass eine Software-Installation erforderlich ist. Daraus ergeben sich ganz neue Möglichkeiten für Unternehmen. Der Zugriff auf die Daten und Anwendungen ist von allen Smartphones, Laptops, Tablets oder stationären Computern aus möglich – egal, ob sich die Angestellten im Hotel befinden, im Homeoffice-Büro oder unterwegs sind.
Notwendig dafür sind lediglich die Login-Daten und eine stabile Internetverbindung. Damit schaffen sich Hoteliers nicht nur selbst Freiräume, sondern auch ihren Angestellten. Sind Daten und Prozesse mittels cloudbasierter Software komplett digitalisiert, können sogar mehrere Mitarbeiter an unterschiedlichen Standorten gemeinsam an Dokumenten arbeiten. Erst die Digitalisierung von Prozessen macht eine durchgängige Automatisierung möglich.
Best Practice: prizeotel
Homeoffice ist inzwischen Normalität, auch bei der jungen Hotelgruppe prizeotel: „Wozu ein Büro einrichten, wenn wir mobil arbeiten können? Unsere Finance-Abteilung ist komplett remote und digital aufgestellt. Drucker haben wir nicht mehr“, erklärt Sven Elmers, Head of Finance. prizeotel besitzt nur an zwei von insgesamt dreizehn Standorten Büros. Wie das geht? „Unsere Philosophie ist, Verwaltung und Administration zu dezentralisieren und digitalisieren. Das heißt, in den Hotels sind nur operative Abteilungen mit direktem Gästekontakt vor Ort. Da bietet sich fürs Backoffice eine Buchhaltungssoftware aus der Cloud geradezu an“, erzählt Elmers.
Schon seit einigen Jahren arbeitet die Prize Holding mit der Cloud-Finanzbuchhaltung von Filosof by Scopevisio. Das ermöglicht dem Team, noch einfacher an verteilten Standorten zusammenzuarbeiten. Ein großes Plus: Das Unternehmen spart enorm Energie und Ressourcen. „Unsere Büros in Hamburg und Bremen sind recht klein gehalten. Würde immer jeder vor Ort arbeiten, hätten wir deutlich größere Büroflächen. Sicher bräuchten wir zehn oder fünfzehn Leute mehr, wenn wir diese Arbeitsweise nicht hätten.“
Auch für die Mitarbeiter ergeben sich aus dem standortunabhängigen Arbeiten einige Vorteile: Sie haben keine Arbeitswege mehr und ihr Büro immer bei sich, wenn sie das möchten. New-Work-Modelle wie „Workation“, also Arbeit verbunden mit Urlaub, sind ebenfalls einfach umzusetzen.
Cloud-Software von Filosof
„Simplify your daily hotel business“ lautet das Credo der Cloud-Software von Filosof. Die Vorteile liegen sowohl beim Anwender als auch beim Unternehmen. Mitarbeiter werden effizienter, weil sie von wiederkehrenden Routine-Jobs entlastet werden. Zudem liefert die Anwendung verlässliche Zahlen für die Geschäftsführung, die jederzeit auch mobil abrufbar sind. Prüf- und Freigabeprozesse laufen elektronisch ab. Die Finanz-Abteilung eines Hotels kann komplett remote und digital arbeiten – ohne lästige Papierberge, was auch der Umwelt zugutekommt.
Plus: Unternehmen bleiben von ihrem „mobilen Backoffice“ aus mit Home-Office-Lösungen wettbewerbsfähig und positionieren sich so als Arbeitgeber auf dem Markt ganz neu. So können sogar Büro- und damit auch Energiekosten gesenkt werden.
Quelle und Bild: AHM Kommunikation, 23.02.2023
