(socialON) Leitfaden zur Aufbewahrung steuerrelevanter Dokumente. Verschlüsselte E-Mails müssen auch unverschlüsselt aufbewahrt werden.
Junge Unternehmen müssen zahlreiche rechtliche Vorgaben bei der Buchführung beachten, gleichgültig ob Nagelstudio oder Internet-Start-up. Eine zentrale Frage ist in diesem Zusammenhang, wie die Unternehmen mit steuerrelevanten E-Mails umgehen sollen. „Zahlreiche betriebliche Prozesse wie Bestellungen oder der Versand von Rechnungen werden heute per E-Mail abgewickelt“, sagt Jürgen Biffar, Vorstandsvorsitzender des Kompetenzbereichs ECM im Bitkom. Die rechtliche Grundlage dafür bilden die „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD)“. Der Digitalverband Bitkom und der Verband elektronische Rechnung (VeR) haben die wichtigsten Anforderungen an die elektronische Post in ihrem gemeinsam ausgearbeiteten Leitfaden „E-Mails und GoBD – 10 Merksätze für die Unternehmenspraxis“ zusammengestellt. Die zehn Merksätze im Überblick:
E-Mails sind aufbewahrungspflichtig:
E-Mails mit der Funktion eines Geschäftsbriefs oder eines Buchungsbelegs müssen aufbewahrt werden.
E-Mails sind elektronisch aufzubewahren:
Ausdrucke auf Papier reichen nicht aus.
Dateianhänge sind im Original aufzubewahren:
Steuerrelevante E-Mail Dateianhänge müssen im Originalformat aufbewahrt werden. Verschlüsselte E-Mails müssen auch unverschlüsselt gespeichert werden.
E-Mail als Transportmittel:
Dient eine E-Mail als reines Transportmittel für eine andere elektronische Datei, zum Beispiel eine Rechnung, muss sie nicht aufbewahrt werden. Die isolierte Speicherung der transportierten Datei reicht aus.
E-Mails sind zu indexieren:
Von besonderer Bedeutung ist das Kriterium der Ordnung. Danach müssen E-Mails mittels einer Indexstruktur identifizierbar und klassifizierbar sein. Insbesondere muss eine eindeutige Zuordnung zum jeweiligen Geschäftsvorfall oder Buchungsbeleg hergestellt werden.
E-Mails sind unverändert zu archivieren:
Die Aufbewahrung von geschäftlicher E-Mail-Korrespondenz innerhalb des Mailsystems oder des Dateisystems ohne zusätzliche Sicherungsmaßnahmen reicht nicht aus, um die Anforderungen an die Unveränderbarkeit zu erfüllen.
Die Konvertierung von E-Mails unterliegt spezifischen Vorgaben:
Bei der Konvertierung einer volltextrecherchierbaren E-Mail in eine anderes Format müssen die Recherchemöglichkeiten erhalten bleiben.
Der Umgang mit E-Mails ist zu dokumentieren:
Die Prozesse für den Empfang und Versand von aufbewahrungspflichtigen bzw. steuerlich relevanten E-Mails müssen dokumentiert werden.
E-Mails unterliegen dem Recht auf Datenzugriff:
Betriebsprüfer dürfen laut GoBD E-Mails mit einer Volltextsuche durchsuchen und maschinell auswerten. Daher sollten E-Mails mit steuerlicher Relevanz getrennt von anderer Korrespondenz aufbewahrt werden.
Rechnungen als E-Mails sind zulässig:
Seit der Änderung durch das Steuervereinfachungsgesetz 2011 ist es möglich, dass E-Mails ohne weitere Voraussetzungen als elektronische Rechnungen fungieren und beim Empfänger zum Vorsteuerabzug berechtigen.
Die 10 Merksätze „E-Mails und GoBD“ stehen ab sofort kostenlos zum Download zur Verfügung unter: https://www.bitkom.org/Bitkom/Publikationen/E-Mails-und-GoBD-10-Merksaetze-fuer-die-Unternehmenspraxis.html
Ansprechpartner
Maurice Shahd
Pressesprecher
T +49 30 27576-114
m.shahd@bitkom.org
Frank Früh
Bereichsleiter ECM
T +49 30 27576-201
f.frueh@bitkom.org
Bitkom vertritt mehr als 2.300 Unternehmen der digitalen Wirtschaft, davon gut 1.500 Direktmitglieder. Sie erzielen mit 700.000 Beschäftigten jährlich Inlandsumsätze von 140 Milliarden Euro und stehen für Exporte von weiteren 50 Milliarden Euro. Zu den Mitgliedern zählen 1.000 Mittelständler, 300 Start-ups und nahezu alle Global Player. Sie bieten Software, IT-Services, Telekommunikations- oder Internetdienste an, stellen Hardware oder Consumer Electronics her, sind im Bereich der digitalen Medien oder der Netzwirtschaft tätig oder in anderer Weise Teil der digitalen Wirtschaft. 78 Prozent der Unternehmen haben ihren Hauptsitz in Deutschland, 9 Prozent kommen aus Europa, 9 Prozent aus den USA und 4 Prozent aus anderen Regionen. Bitkom setzt sich insbesondere für eine innovative Wirtschaftspolitik, eine Modernisierung des Bildungssystems und eine zukunftsorientierte Netzpolitik ein.
Quelle: Pressemitteilung Bitkom vom 20.12.2015.
